SAM un ERP tutto italiano al Corriere dello Sport

Da Computer VAR un gestionale per “il quotidiano sportivo” dei romani

SAM è un sistema gestionale, un ERP tutto italiano, fornito al Corriere dello Sport da Computer VAR, gruppo empolese (premier partner IBM) specializzato in soluzioni e consulenza informatica per Imprese di ogni settore.
La piattaforma tecnologica, installata soltanto da pochi mesi, per l’esattezza dal 15 gennaio, sugli iSeries del Corriere dello Sport, si è già guadagnata la stima di chi la deve usare per far girare la complessa macchina del giornale e anche di tutte le società fornitrici del gruppo, che contribuiscono non solo a “fare”, ma anche a distribuire il quotidiano su scala nazionale. Un periodo di utilizzo breve, ma sufficiente a stillare un primo bilancio di come siano cambiate le cose nella gestione complessiva del Corriere dello Sport dopo l’implementazione di SAM, un sistema gestionale flessibile per ogni tipo di realtà aziendale anche per una meno orientata alla “tradizionale produzione”, come quella del quotidiano romano, che comunque produce contenuti e li assembla su carta. Una soluzione forse inattesa, a Piazza Indipendenza, che in poco tempo ha mitigato ed eliminato diversi problemi operativi di carattere contabile e organizzativo creando una sorta di collante digitale, grazie al flusso documentale (vero punto di forza di SAM), che collega i molteplici attori coinvolti nella realizzazione, stampa e distribuzione del prodotto finito sul territorio nazionale. Il gruppo editoriale del Corriere dello Sport è infatti composto da diverse aziende, impegnate a diversi livelli della filiera produttiva di giornali e periodici nell’edizione, stampa, pubblicità, diffusione e distribuzione logistica.
SAM consente a Piazza Indipendenza, in particolare al dipartimento finanziario, di avere sotto controllo il polso della situazione delle spese; dà infatti la possibilità di controllare a video la quantità del venduto, dei resi, della carta da macero, degli sfridi di stampa.
Dell’implementazione di SAM al Corriere abbiamo parlato con Timothy East, il direttore finanziario scozzese (ma romano nell’animo) del quotidiano sportivo. Tim East, un passato inNissan, esperto di sistemi informativi, è il coordinatore del gruppo di lavoro interno al Corriere, responsabile dell’implementazione di SAM. È stato lui a scegliere SAM e a guidare il gruppo di lavoro interno, interfacciandosi con lo staff di Computer VAR, il network specializzato in sistemi informatici partner IBM, durante la fase preparatoria e formativa del nuovo gestionale.

East, può dirci come Il Corriere dello Sport ha scelto SAM?
Alcuni anni fa avevamo avviato un progetto sperimentale basato su SAP per il Finance ed il Controllo, abbiamo constatato però che l’impegno sia in termini economici che organizzativi era troppo grande per una realtà di filiera produttiva che fa dell’elasticità e del dinamismo il suo valore fondamentale: alla fine del 2002 abbiamo iniziato una software selection. Il nostro obiettivo, già da qualche tempo, era quello di trovare un gestionale che andasse bene non solo per la parte finance and controlling, ma che ci aiutasse a gestire e controllare in maniera integrata tutti i processi legati alle diverse fasi di produzione del quotidiano e dei nostri periodici. Il nostro problema era di eliminare i compartimenti stagni che si creano nelle diverse fasi di produzione del quotidiano, di far parlare fra loro soggetti diversi coinvolti nella realizzazione, stampa e distribuzione dei nostri prodotti. Ogni diversa fase della produzione del giornale, che per noi significa non solo la stampa, ma anche la sua distribuzione alle edicole, era slegata e frammentaria e implicava il proliferare di documenti disomogenei e per lo più cartacei, emessi di volta in volta a seconda dell’anello della catena di fattura del giornale. Questi documenti spesso non coincidevano fra loro per vari motivi. Eliminare la frammentarietà delle diverse fasi del processo di fattura del giornale era diventato un must per il Corriere e nel maggio del 2002, ci siamo imbattuti in SAM per la parte gestionale ed abbiamo affidato la parte contabile, amministrativa e finanziaria all’ultima versione delle ACG IBM.

Ci può raccontare com’è andata?
Abbiamo avuto il primo contatto con Computer VAR attraverso una comune conoscenza nell’area della stampa commerciale: Igraf, un profilo della piattaforma Sam specifico per le aziende grafiche. La capacità di Igraf di risolvere problemi specifici per i settori tipografici si è unita alla capacità di Sam di risolvere tutti i problemi collegati alla parte gestionale. La caratteristica fondamentale di SAM è la sua capacità di gestire in maniera ottimale i flussi documentali: un plus che ci ha convinto che SAM si potesse adattare bene al nostro business.

Perché SAM si adatta bene al vostro business?
La produzione di un giornale è apparentemente semplice, soprattutto se si pensa che la produzione coinvolge solo due materie prime, la carta e l’inchiostro, e un processo, la stampa. In teoria, basta sapere quante copie mi servono, a chi le devo consegnare, quanto devo fatturare, e per questo c’è un listino. Io, Corriere dello Sport, compro la carta, la faccio consegnare al centro stampa, che fa la sua parte. Poi la palla passa alla fase logistica. I trasportatori prendono in carico le copie e le distribuiscono al distributore locale e poi in edicola. Sembra tutto facile, ma non lo è, perché il processo del giornale è trasversale. Faccio un esempio. Il flusso inizia qui a Roma quando ordiniamo della carta destinata, mettiamo, ad un centro stampa di Bologna. Ogni giorno facciamo dieci edizioni del giornale (Nazionale, Roma e Lazio, Campania, Puglia, Sicilia, Sardegna, Stadio Nazionale, Bologna, Firenze, Emilia) che in passato venivano gestite editorialmente separate ma amministrativamente come un consumo solo. Oggi, con SAM, il mio ordine di acquisto centralizzato di carta scatena una serie di aggiornamenti informatici a cascata, che si ripercuotono subito sulle fasi successive della filiera. Il mio ordine di carta, ad esempio, si riflette subito sul sistema dello stampatore diBologna, dove ho deciso di far arrivare la carta. Lo stampatore diBologna, in tempo reale, vede nel suo sistema l’avviso dell’arrivo-carta, che è stato generato in seguito al mio ordine immesso da Roma. Quando il camion arriva aBologna, lo stampatore aggiorna la videata, confermando l’entrata e la presa in carico della materia prima, che automaticamente si riflette sul mio sistema a Roma, confermandomi che l’ordine è andato a buon fine con la consegna a Bologna e la creazione automatica della fattura da ricevere. In parole povere, il vantaggio con SAM è che da Roma possiamo controllare cosa succede altrove, presso altri soggetti del gruppo coinvolti nella produzione del giornale, a tutti i livelli della catena produttiva. Inoltre tutto viene aggiornato automaticamente, senza la necessità di digitare nuovi ordini e nuove fatture e bolle da soggetti periferici, che devono solo rispondere a impulsi documentali lanciati una volta sola da Roma. Questo ci consente di abbattere i costi di gestione e di contare sulla garanzia di lavorare su documenti comuni, che creano un flusso trasformandosi automaticamente da ordine in bolla e poi in fattura, a seconda di dove si trova lo stato di avanzamento del processo produttivo.

In quanto tempo avete implementato SAM?
Nel maggio del 2003 abbiamo creato dei gruppi di lavoro interni (contabilità, acquisti, ecc.), ma l’avvio reale del progetto è avvenuto a settembre, con un pool di lavoro interno di sei persone dedicato a SAM per tre giorni alla settimana. Il lavoro vero è stato quello di creare i nostri flussi documentali, in base alle nostre esigenze, e di adattarli a SAM. Ci abbiamo messo un mese e mezzo per creare i flussi e poi concatenarli nelle diverse fasi di produzione e distribuzione del giornale, condividendo il sistema con i nostri molteplici fornitori. Una volta creati i processi, li abbiamo informatizzati e trasmessi alle diverse società coinvolte che intervengono sui documenti quando il processo arriva al loro livello di avanzamento. Una delle nostre priorità era di informatizzare il processo produttivi della stampa commerciale, che prima era manuale. In questo processo, la carta su cui si stampa è proprietà altrui e, in molti casi, il seguire dove si trova fisicamente la carta e di chi è era dispendioso di tempo e risorse umane. Da quando c’è SAM abbiamo abolito l’uso di Excel o di antiquati programmi in Clipper, prodotti ad uso e consumo dipartimentale. Oggi, diversamente dal passato, ogni ruolo nei processi vede la stessa videata, e questo semplifica non poco le cose. Ovviamente chi stampa sarà interessato ad alcune voci e l’editore ad altre, ma il documento su cui lavorano è lo stesso. L’uno guarda quanta carta ha a disposizione per stampare, l’altro tutta la carta presso tutti i centri stampa, ma entrambi sullo stesso documento. Per noi il fatto che tutti lavorino sugli stessi documenti è un vantaggio enorme.

Come avete organizzato i flussi documentali?
I punti cardine su cui poggia il nuovo gestionale del Corriere dello Sport sono pochi. In primo luogo, nei mesi di preparazione, prima del passaggio a SAM avvenuta il 15 gennaio, abbiamo suddiviso tutti i prodotti e servizi comprati e venduti in famiglie di articoli corredati della loro parte contabile. In parole povere, abbiamo creato delle categorie di prodotto, cui fanno capo degli articolicodificati, legati in maniera automatica alle caratteristiche contabili dei prodotti e servizi. Ogni famiglia è quindi abbinata a priori ad un gruppo-merce prestabilito, legato a sua volta in maniera sicura e predefinita al conto contabile della famiglia prodotto. Oggi, chiunque può fare la movimentazione e gestione digitale degli articoli, anche chi non si occupa di contabilità, perché l’aspetto contabile è indissolubilmente legato alla famiglia a cui appartiene l’articolo. In definitiva, partendo dall’informazione elementare della famiglia di prodotto, si crea automaticamente anche il flusso documentale interaziendale. In questo modo è possibile controllare costantemente i flussi del processo.

Ci può fare qualche esempio pratico di cos’è cambiato rispetto al passato?
Prendiamo ad esempio la liquidazione del giornale, un’operazione che in passato era complessa e informatizzata in una soluzione dipartimentale di difficile manutenzione evolutiva. Si tratta della fase della rendicontazione mensile delle copie ricevute dal distributore licale, delle copie rese di invenduto, restituito dai distributori locali con la formula contabile della “tentata vendita”, della liquidazione delle fatture del distributore locale all’editore e dei danari dovuti dal distributore locale. Il distributore locale del Corriere addebita i costi collaterali al giornale come il trasporto e altri servizicollegati ad esempio il compiegamento quando ci sono iniziative editoriali. In questa fase, entrano in ballo diverse voci di costo, come il diverso prezzo che dobbiamo pagare per i servizi, cioè il quotidiano munito di gadget, panino o videocassette. In ogni caso, alla fine dell’operazione diliquidazione, il risultato di tutte i documenti e i relativi pagamenti dovrebbe dare saldo zero in contabilità clienti. Oggi, grazie ai flussi documentali, abbiamo potuto dividere l’operazione della liquidazione in fasi diversi (fattura attiva, resa e nota credito dell’invenduto, contabilizzazione della fattura passiva per servizi e registrazione degli sovrasconti spettanti in liquidazione nonché la registrazione degli incassi). Questa segmentazione rende più lineare le fasi di lavorazione consentendo una migliore carico di lavoro durante il mese. Tutte le fasi danno luogo a corretti riflessi contabili.Da gennaio, quando siamo partiti con SAM, abbiamo eliminato la complicazione di ridigitare i documenti, semplificando così il monitoraggio e la conclusione della liquidazione. La cosa più innovativa, in generale, è che ogni dato viene immesso e registrato una volta sola, nel momento in cui si crea un ordine d’acquisto di un bene o servizio, qui a Roma. Poi, nessuno deve più rielaborare questo dato. In passato sullo stesso ordine di acquisto venivano effettuati 4 o 5 interventi successivi di digitazione e imputazione di nuovi dati aggiornati, a seconda che il documento fosse nelle mani dell’ufficio trasportati o in contabilità distributori. Oggi, lungo tutta la filiera, è sufficiente aggiornare il documento iniziale, cioè il nostro ordine, in base alle esigenze specifiche del committente di turno, che sono assai diverse ad esempio per il distributore e lo stampatore che comunque, con SAM, usano lo stesso substrato tecnologico. Le informazioni sono tutte presenti nella stessa maschera del gestionale e ciascuno consulta quelle voci che lo riguardano direttamente in base al momento in cui si trova il processo di fattura del giornale. Abbiamo finalmente superato la frammentarietà del passato, che ci impediva di avere una visione complessiva del processo dinamico.

Ci può parlare di altre aree critiche, come la contabilità dei distributori e l’amministrazione dei trasporti?
Abbiamo eliminato i problemi di gestione dei costi di trasporto grazie alla creazione in anagrafica dell’articolo “linee di trasporto”. Abbiamo inserito i dati di tutte le tratte coperte per la consegna delle copie sia dai centri stampa ai distributori locali che dai distributori locali alle edicole, abbinate ai trasportatori che lavorano sulla singola tratta con le tariffe e la cadenza prestabilita (settimanale, bisettimanale, ecc.) in cui si effettuano i trasporti. Dal punto di vista informatico, oggi, diversamente dal passato, è possibile generare in anticipo una bolla di trasporto collegata alle tratte programmate in un mese. Così, all’inizio del mese qui da Roma, possiamo creare i documenti relativi ai trasporti che dovranno effettuare nei trenta giorni successivi. Durante il mese va completo il documento già emesso e presente nell’archivio del sistema, aggiornando le spedizioni. I documenti sono composti, diciamo, da dieci righe, di cui otto righe strutturali e due variabili (inserite durante il mese), per segnalare eventuali cambiamenti d’ordine in corso d’opera. In questo modo, ci si assicura che il pagamento ai fornitori avvenga solamente previa emissione di una bolla di avvenuta servizio che precede la fattura. Il documento originario viene emesso da noi, una sola volta, e solo in seconda o terza battuta viene trasformato dai nostri fornitori in fattura a fine mese.

Quali altri problemi avete risolto?
Un altro problema che siamo riusciti finalmente a risolvere grazie al gestionale di ComputerVAR è quello del controllo della carta da macero. In passato, i centri stampa gestivano autonomamente, per conto del Corriere dello Sport, sia i consumi per la stampa del giornale con i relativi sfridi e scarti di carta durante il processo di stampa che la successiva vendita della carta da macero. Era un processo sul quale avevamo solo un controllo saltuario e dispendioso di tempo . Oggi, con l’inserimento del processo di macero come famiglia di prodotto di SAM, siamo in grado di verificare centralmente i quantitativi di carta che i singoli centri stampa vendono per conto nostro, monitorando e ottimizzando così i proventi degli sfridi, che in passato erano molto nebulosi perché non informatizzati in modo sufficiente. C’è da dire che nel business dei giornali non è inusuale il fatto che i centri stampa utilizzino ad altri scopi carta di proprietà altrui, originariamente destinata alla stampa di un determinato quotidiano, come ad esempio per la produzione di pubblicazioni spot. Il controllo della carta è sempre stato un problema per noi, ma oggi sembra davvero risolto. Un altro intoppo che abbiamo superato è quello legato all’unità di misura della carta. Gli stampatori ragionano in bobine, mentre qui, nel dipartimento finanziario, paghiamo la carta a peso. Sul SAM abbiamo inserito entrambe le unità di misura, bobine per gli stampatori e chili per chi si occupa degli acquisti, per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti.

Applicazioni nuove nel cassetto?
Per ora siamo contenti di essere passati da un’ottica in cui facevamo quadrare i conti ad una nuova visione, secondo la quale i numeri ci servono per analizzare l’andamento delle diverse fasi di produzione. In futuro, con la raccolta mensile dei dati e la creazione di uno storico standard, potremo avviare una fase statistica, confrontando i progressi mese su mese delle diverse famiglie di articoli che compongono l’archivio centrale. Avvieremo quindi attività di data warehousing. Per ora è già un ottimo risultato il fatto che i dati non solo vengano immessi a sistema, ma che sia possibile commentarli per ottimizzare il business.